Consultas e Informes

· Consultas

Una consulta se utiliza cuando se desee revisar, cambiar, eliminar o agregar datos de su base de datos.

Se puede responder a preguntas muy específicas acerca de datos que serían difíciles de responder mirando directamente la tabla de datos, cuando se utiliza una consulta. Las consultas se pueden utilizar para filtrar los datos, realizar cálculos con ellos y resumirlos. También para adelantar muchas tareas de administración de datos y revisar los cambios realizados en los datos antes de confirmarlos.

Una consulta es una solicitud de los resultados de los datos y de las acciones de los datos o de ambos. Las consultas de selección son las consultas que se utilizan para recuperar datos de una tabla o realizar cálculos. Las consultas de acción son las consultas que agregan, cambian o eliminan datos.

· Informes

Constan de información extraída de una tabla o consulta. La tabla o consulta que proporciona los datos inferiores también se conoce como origen de registros del informe. Si los campos que desean contener se encuentran todos en una sola tabla, se utiliza dicha tabla como origen de registros. Si los campos se encuentran en más de una tabla, le será más beneficioso utilizar una o más consultas como origen de registros.

La manera más rápida de crear un informe es la herramienta Informe ya que genera inmediatamente el informe sin solicitar ningún tipo de información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta.

Relación de tablas

Un buen diseño de base de datos es la eliminación de datos duplicados. Para poder obtener este buen diseño se debe desglosar los datos en muchas tablas para poder representarlo solamente una vez. A continuación, en Microsoft Office Access 2007, deberá proporcionar los medios para recopilar de nuevo una información.

Existen tres tipos de relaciones de tabla

Una relación uno a varios

La relacion entre la tabla Pedidos y la tabla Clientes es una relacion de uno a varios, ya que considerando una base de datos que incluya una tabla de Pedidos y una de Clientes, el Cliente puede realizar cualquier cantidad de pedidos que desea y asi poder representar toda cantidad de pedidos que se desean.

Una relación de varios a varios

Es importante considerar la relacion entre la tabla Productos y la tabla Pedidos. En un pedido se puede incluir muchos productos. Para cada registro de la tabla Pedidos puede haber muchos registros en la tabla Productos, y asi viceversa. Esto es la relacion de varios a varios porque par un producto puede haber varios pedidos y para un pedido varios productos.

Una relación uno a uno

En este tipo de relacion, cada registro de l aprimer tabla solo puede tener un registro que concida en la segunda tabla y viceversa. Cuando se identifica esta relacion las tablas deben compartir un campo en comun.

Integridad Referencial

El proposito de la integridad referencial es evitar los registros huerfanos y mantener las referencias sincronizadas.

Tipos de datos

• Texto: Para caracteres alfanumericos, incluido texto y numeors, texto, que no se utilicen en calculos.( hasta 255 caracteres)
• Memo: Para un texto con una longitud de 255 caracteres. Cuando se usa la propiedad formato del texto, especifica si el campo es compatible con el texto con formato. Si se utiliza solo anexar, se conservara versiones anteriores dl valor del campo cuano este cambie.( 2 bytes por caracter)
• Numero: Se utiliza para almacenar valores numericos que se utilizan en calculos, excepto valores monetarios. ( 1,2,4,8 o 12 bytes)
• Fecha y hora: Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. ( 8 bytes)
• Moneda:Para almacenar valores monetarios. (8bytes)
• Autonumerico: Genera valores exclusivos que pueden utilizarse como clave principal que Access inserta cuando se agrega un registro. ( 4 bytes)
• Si o no: Para valores booleanos como si o no, verdadero o falso o activado o desactivado. ( 1 bit)
• Objeto OLE: Para almacenar objetos OLE ( imagenes)de otros programas de Microsoft Windows. ( hasta 1 gigabyte)
• Datos adjuntos: Para almacenar archivos que no se pueden leer mediante un editor de texto, como imagenes digitales o archivos creados mediante Microsoft Office.
• Hipervinculo:Para almacenar hipervinculos, proporcionan acceso auna pagina web mediante una direccion URL o arcivos mediantre un nombre en formato UNC.
• Asistente para busquedas: Para busquedas para crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor en otra tabla, consulta o lista de valores.